Отчетность в службу занятости: регулярно и по ситуации

Для принятия оперативных решений по снижению напряженности на рынке труда, государство обязало организации и индивидуальных предпринимателей, являющихся работодателями, подавать отчетность в службу занятости. В каких случаях необходимо отчитываться, по каким формам, в какие сроки, куда и в каком виде отправлять «работную» отчетность? Подробности в нашей статье.

Представление отчетности в службу занятости населения предусмотрено 25-ой статьей «Содействие работодателей в обеспечении занятости населения» федерального закона от 19.04.1991 г. № 1032-1 «О занятости населения в Российской Федерации».

В Письме Минтруда РФ от 03.03.2023 г. № 16-3/ООГ-383, директор департамента занятости населения и трудовой миграции Минтруда Михаил Кирсанов пояснил, что информация, подаваемая организациями и индивидуальными предпринимателями, нужна государству прежде всего для принятия оперативных решений по снижению напряженности на рынке труда каждого из субъектов Российской Федерации.

Сведения в Центр занятости населения (ЦЗН) обязаны направлять все организации и ИП, у которых есть хотя бы один работник в штате, устроенный по трудовому договору.

Главные цифры по теме:

73,4 миллиона человек - составляет численных занятых в РФ в 2023 году. В 2022 году этот показатель был на 1,5 млн человек меньше – 71,9 млн, в 2021 году - 71,6 миллионов человек.

510 тыс. человек зарегистрировано в Центрах занятости субъектов РФ в качестве безработных (данные Минтруда на июль 2023 г.).

3% - составил уровень безработицы в РФ в июле 2023 года. Это исторический минимум с 1991 года. В стране наблюдается дефицит, а не переизбыток трудовой силы.

Отчетность в СФР и ФНС обеспечит СБИС Электронная отчетность. Новым организациям скидка 50%

Бесплатная консультация

Отчетность в службу занятости: последние изменения.

Существует около десяти форм отчетности в службу занятости. Причем, число их в последнее время заметно выросло – на три формы отчетности: с 2023 года работодатели должны отчитываться также при определенных условиях о работниках на «дистанционке», в простое и об отпусках без сохранения заработной платы.

Отчетность в службу занятости утверждена Министерством труда и занятости населения, разработаны формы отчетности и инструкции по их заполнению. Документы утверждены приказом Минтруда от 26.01.2022 г. № 24, а в конце декабря 2022 года приказом Минтруда № 786 приняты изменения, начавшие действовать с 1 января 2023 года.

Кроме новых форм отчетности нововведение коснулось срока актуализации уже размещенных данных на Единой цифровой платформе, в частности, теперь при изменении сведений, уже размещенных на Единой цифровой платформе, обновить информацию на ней необходимо в течение 1 рабочего дня с момента принятия изменений.

Понятие «актуализации» в отношении «работной» отчетности теперь необходимо трактовать как «обеспечение достоверности, своевременности и актуальности сведений». Отдельной строкой в приказе, внесшем изменения в отчетность службе занятости, вынесена формулировка «обеспечивать достоверность, своевременность и актуальность информации, размещаемой на Единой цифровой платформе».

Также установлен срок предоставления информации о наличии созданных или выделенных рабочих мест для трудоустройства инвалидов в соответствии с квотой - до 10 числа месяца, следующего за отчетным периодом.

Утвержденные формы отчетности в службу занятости:

• отчет о принятии решения о ликвидации организации либо прекращении деятельности индивидуальным предпринимателем, сокращении численности или штата работников организации, ИП,
• отчет о введении режима неполного рабочего дня (смены) и (или) неполной рабочей недели,
• отчет о введении режима простоя (приостановке производства),
• отчет об организации дистанционной (удаленной) работы,
• отчет об отпусках без сохранения заработной платы,
• отчет о применении в отношении работодателя процедур о несостоятельности (банкротстве),
• информация о наличии созданных или выделенных рабочих местах для трудоустройства инвалидов в соответствии с установленной квотой для приема на работу инвалидов, включая информацию о локальных нормативных актах, содержащих сведения о данных рабочих местах, выполнении квоты для приема на работу инвалидов,
• информация, необходимая для осуществления деятельности по профессиональной реабилитации и содействию занятости инвалидов.

Формы отчетности и правила их заполнения можно посмотреть по ссылке>>.

Произвольная форма отчетности в службу занятости:

• Сведения о вакансиях (информация о потребности предприятия в работниках и об условиях их привлечения, о наличии свободных рабочих мест и вакантных должностей).

Отчетность о вакансиях подается в произвольном виде, строго утвержденной формы для передачи этих сведений нет. Важно помнить, что отчет о потребностях в работниках сдается по абсолютно всем вакансиям предприятия, не только по вакансиям для инвалидов.

Как описать вакансию

Несмотря на то, что отчет о вакансиях подается в произвольном виде, описание самой вакансии регламентировано Приказом Минтруда России 738н (Приложение № 9).

Как правильно описать вакансию:

Основная информация:

• наименование вакансии (в соответствии со штатным расписанием)
• наименование работодателя
• профессия (в соответствии с Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов)
• профессиональный стандарт
• сфера деятельности
• заработная плата, руб.
• субъект Российской Федерации

Адрес места работы:

• район, населенный пункт, улица
• дом, корпус, строение
• название остановки, вид транспорта
• дополнительная информация по адресу (необязательно)

Должностные обязанности,

Требования к кандидату:

• квалификация
• опыт работы
• образование
• специальность по образованию
• ученая степень (при наличии)
• иные требования

Владение языками (необязательно),

Ключевые навыки,

Дополнительные навыки,

Дополнительные требования к кандидату:

• медицинская книжка
• водительское удостоверение
• наличие сертификатов (необязательно)

Данные по вакансии:

• график работы
• тип занятости
• класс условий труда
• прием по результатам конкурса на замещение вакансии
• квотируемое рабочее место
• карьерный рост (необязательно)
• дополнительные сведения по вакансии (необязательно)
• возможность работы для социально незащищенных групп

Премии и дополнительные социальные гарантии, предоставляемые работнику:

• вид премии
• размер премии (необязательно, если вид премии не выбран),

Социальный пакет:

• предоставление жилья при переезде
• тип жилья
• транспортные льготы
• переобучение
• стипендия
• размер стипендии в месяц
• условия обучения (необязательно)
• дополнительные социальные гарантии (необязательно)

Контактная информация:

• контактное лицо
• телефон
• мобильный телефон (необязательно)
• адрес электронной почты
• другое (необязательно).

Сведения о вакансиях сдаются ежемесячно, конкретный срок в законе не прописан, каждый регион вправе устанавливать свои сроки. Информацию по региону необходимо уточнить в своем ЦЗН.

Ведение кадрового учета и управление персоналом будет проще в СБИС. Подберем

Бесплатная консультация

Периодичность и сроки сдачи отчетов в службу занятости

Актуальные сроки сдачи отчетности в службу занятости уточнены в Письме Минтруда РФ от 03.03.2023 г. № 16-3/ООГ-383.

Когда сдавать отчеты в службу занятости:

• отчет «О принятии решения о ликвидации организации либо прекращении деятельности индивидуальным предпринимателем, сокращением численности или штата работников, организации, индивидуального предпринимателя и возможном расторжении трудовых договоров» сдается:
• работодателем-организацией - не позднее чем за 2 месяца до начала проведения соответствующих мероприятий, а в случае, если решение о сокращении численности или штата работников организации может привести к массовому увольнению работников, - не позднее чем за 3 месяца до начала проведения соответствующих мероприятий,
• работодателем-ИП - не позднее чем за 2 недели до начала проведения соответствующих мероприятий,
• отчет «О введении режима неполного рабочего дня (смены) и (или) неполной рабочей недели» сдается в течение 3 рабочих дней после принятия решения о переходе на неполное рабочее время.

  Важно: данный отчет подается в случаях, когда указанный режим имеет массовый характер и связан со сложившейся на предприятии (в организации) ситуацией, которая может оказать негативные последствия для деятельности предприятия (организации) или повлечь массовое высвобождение работников,

• отчет «О введении режима простоя (приостановки производства)» - в течение 3 рабочих дней после принятия решения о проведении соответствующих мероприятий,
• отчеты «Отчет об организации дистанционной (удаленной) работы», «Отчет об отпусках без сохранения заработной платы» сдаются в течение 3 рабочих дней после принятия решения.

  Важно: данные отчеты подаются только в случаях, когда инициатива работника о его переводе на дистанционный (удаленный) режим работы или о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы связана со сложившейся негативной ситуацией на предприятии, которая может повлечь массовое высвобождение работников. Отчеты не представляется в случае перехода на дистанционку или при предоставлении работнику отпуска без сохранения заработной платы по семейным и подобным обстоятельствам,

• отчет «О применении в отношении работодателя процедур о несостоятельности (банкротстве)» сдается ежемесячно с даты начала применения процедуры до ее окончания,
• отчет «Информация о наличии созданных или выделенных рабочих местах для трудоустройства инвалидов в соответствии с установленной квотой для приема на работу инвалидов, включая информацию о локальных нормативных актах, содержащих сведения о данных рабочих местах, выполнении квоты для приема на работу инвалидов» сдается ежемесячно. Работодателям рекомендуется предоставлять данную отчетную форму до 10-го числа месяца, следующего за отчетным периодом.

  Важно: информацию о наличии вакансий для инвалидов подают работодатели, имеющие в штате свыше 35 сотрудников. Именно они по общему правилу должны квотировать рабочие места для инвалидов, однако, каждый регион вправе устанавливать свои правила по квотированию. Согласно 13-й статье закона о занятости населения, если в штате более 100 человек, размер квоты для инвалидов может колебаться в пределах 2- 4% от среднесписочной численности работников, от 35 до 100 человек– до 3% от среднесписочной численности работников. Для предприятий численностью до 100 региональные власти могут и не установить квоту.

• отчет «Информация, необходимая для осуществления деятельности по профессиональной реабилитации и содействию занятости инвалидов» сдается ежемесячно. В данном отчете указывается информация об обучения работников с инвалидностью, о способах профессиональной адаптации работников-инвалидов, например, о специально созданных условиях труда, оборудованном рабочем месте, психологической адаптации и сопровождении.

Итог: регулярно отчитываться в службу занятости необходимо по отчетности о наличии вакансий, о вакансиях для инвалидов, их трудоустройстве и реабилитации. А также в случае банкротства предприятия. Вся остальная отчетность является ситуативной.

Куда отправлять отчетность по персоналу

Информатизация добралась и до сферы занятости населения. Для взаимодействия с ЦЗН используется Единая цифровая платформа (ЕЦП) «Работа в России». Именно на ней работодатели обязаны размещать вышеуказанную отчетность. Отправлять отчеты в центр занятости на бумаге могут только ИП и юридические лица, среднесписочная численность работников у которых меньше 25 человек. Однако и они могут размещать отчеты в электронном виде на цифровой платформе.

Информация о вакансиях, размещенная на цифровой платформе, попадает в открытый доступ.

Кто обязан размещать отчетность в цифровом виде:

• ИП и юрлица со штатом более 25 человек,
• компании с участием в уставном капитале РФ, субъекта РФ или муниципального образования,
• государственные и муниципальные учреждения (ГУП и МУП),
• органы государственной власти и местного самоуправления.

Как убедиться, что электронная форма отчетности находится в актуальном формате? Используйте СБИС Электронная отчетность. СБИС уже содержит все актуальные формы отчетности и регулярно их обновляет. Сервис подойдет как для профессионалов, так и для начинающих.

Просто и удобно вести кадровый учет, воинский учет, расчет зарплаты, учет рабочего времени, KPI, кадровый ЭДО с решением СБИС.

Если вам нужна помощь в подготовке отчетности по трудоустройству, то наши сотрудники готовы оперативно подключиться и решить эту задачу. Услуга по подготовке и сдаче отчетности доступна как для отдельного отчета, так и для всего массива отчетности.

О том, как подключиться к СБИС, вам готовы рассказать наши специалисты.