Подробно про счета-фактуры и их учет

Счет-фактура является первичным бухгалтерским документом, подтверждающим факт отгрузки поставщиком товаров или оказания услуг по установленной цене. Подписанный документ означает, что покупатель получил заказ в полном объеме и не имеет претензий к поставщику. Однако это не единственная функция счета-фактуры. В данной статье расскажем о том, для чего нужна счет-фактура, какие у нее особенности и как вести учет счет-фактур в бухгалтерии.

Что такое счет-фактура?

Счет-фактура выставляется продавцом покупателю после того, как покупатель разместил заказ на товары или услуги. В счете-фактуре указываются определенные данные, например, цена услуги. Документ высылается покупателю вместе с товаром или по почте. Форма счета-фактуры утверждена правительством, и ее несоблюдение недопустимо. Данный документ выписывается в течение пяти дней после отгрузки товара или оказания услуг и хранится в течение пяти лет.

На основании счетов-фактур покупатель принимает к вычету НДС, предъявленный поставщиком. Она может быть составлен как в бумажном, так и в электронном виде. Выставление счетов-фактур не является обязательным для физических лиц, индивидуальных предпринимателей, находящихся на упрощенной системе налогообложения, и некоторых других категорий продавцов.

Ведите бухучет и сдавайте отчетность в СБИС – простом и удобном сервисе для бухгалтеров!

Бесплатная консультация

Как создать счет-фактуру в СБИС

Создать счет-фактуру можно в СБИС из входящего платежа или в разделе «Налоги». Создать из входящего платежа можно следующим образом:

Во вкладке «Деньги/Банк» в подразделе «Платежи» кликните оплату от покупателя, на которую будете оформлять счет-фактуру.

В документе оплаты кликните и дальше «Фактура на аванс» — СБИС заполнит поля автоматически.

После проверьте данные и кликните «Провести» — СБИС сформирует проводки по начислению НДС с аванса и запись в регистр НДС.

Протестируйте СБИС Бухгалтерия и учет бесплатно. Закажите демо-доступ на 14 дней прямо сейчас

Заказать

Что такое счет-фактура?

По общему правилу все плательщики НДС обязаны составлять счета-фактуры по облагаемым операциям (п. 3 ст. 169 НК РФ). Однако в некоторых случаях плательщики НДС, не являющиеся плательщиками НДС, и плательщики НДС по необлагаемым операциям также должны составлять счет-фактуру.

Оснований для выставления счета-фактуры несколько:

• Плательщик НДС осуществляет налогооблагаемую операцию на территории Российской Федерации;
• Применение освобождения от уплаты НДС в соответствии со статьями 145 и 145.1 Налогового кодекса РФ (в этом случае счет-фактура составляется с пометкой "без НДС")
• Осуществление посреднических операций от своего имени;
• Получение авансовых платежей за товары, которые будут поставлены в ближайшее время.
• Операции налоговых агентов;
• Экспортные операции

Непредставление счета-фактуры считается грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения.

Зачем нужна счет-фактура?

Счет-фактура необходим не только для подтверждения отгрузки товара, но и для подтверждения суммы как налога на добавленную стоимость (НДС) при реализации товаров или услуг, так и входного НДС для подтверждения права на налоговые вычеты, чтобы избежать двойного налогообложения.

При оплате сделки продавец начисляет НДС. Покупатель регистрирует счет-фактуру в специальной книге как подтверждение оплаты НДС. На основании этого документа соответствующие цифры вносятся в форму декларации по НДС. По закону покупатель имеет право на налоговый вычет по НДС, если документация оформлена правильно (ст. 169 НК РФ).

Например, предприниматели, работающие по системе УСН, могут не облагаться НДС. Тем не менее покупатель может потребовать от продавца выставить счет-фактуру даже без НДС.

Важно знать! Продавцы, не являющиеся плательщиками НДС, не могут указывать в счете-фактуре ставку 0% вместо "НДС не облагается".

Когда счет-фактура не требуется?

Вместо счетов-фактур операции могут подтверждаться другими документами, например, счетами на оплату или товарными накладными. Это возможно в следующих случаях

• операция не облагается НДС (ст. 149 и 169 НК РФ);
• обе стороны сделки подпадают под специальные налоговые режимы (УСН, ПСН, ПСН);
• если для операций достаточно бланка строгой отчетности или чека от кассира;
• юридическое лицо предоставляет товары своим сотрудникам бесплатно;
• когда планируется поставка товаров и получена предоплата (в этом случае либо срок изготовления рассматриваемых товаров не превышает шести месяцев, либо покупатель не уплачивает НДС, либо товары экспортируются, т.е. имеет место операция с нулевой ставкой НДС).

Какой тип счета-фактуры выставлять?

Счета-фактуры могут составляться и выставляться на бумажном носителе или в электронном виде. Электронный счет-фактура эквивалентен бумажному, если он передан через оператора ЭДО и подписан КЭП.

Единственный формат файла, который может быть использован для электронного счета-фактуры, - xml; файлы в форматах jpg, pdf или tiff использовать нельзя.

Налогоплательщики имеют право выбирать, в каком формате выставлять счет-фактуру - бумажном или электронном, за исключением операций с товарами, подлежащими прослеживаемости. В этом случае счет-фактура, в том числе корректировочный, выставляется в электронном виде, за исключением случаев реализации товаров, предусмотренных подпунктом "и" пункта 1 статьи 169 Налогового кодекса РФ. В качестве примера можно привести следующие случаи:

• Реализация товаров физическим лицам и индивидуальным предпринимателям
• Реализация и перемещение прослеживаемых товаров с территории Российской Федерации в таможенной процедуре экспорта (реэкспорта);
• реализация и перемещение прослеживаемых товаров с территории Российской Федерации на территорию других государств - членов ЕАЭС.

При этом у продавцов есть обязанность выставить электронную счет-фактуру, а у покупателей — обеспечить получение электронного документа у себя.

Как вести учет счетов-фактур

Счета-фактуры регистрируются в

• Книгах продаж и покупок
• Книги учета поступления и оплаты счетов-фактур

Книги покупок и продаж

Бумажные счета-фактуры вносятся в книгу продаж в том налоговом периоде, в котором возникает налоговое обязательство, а счета-фактуры вносятся в книгу покупок при возникновении права на вычет.

В СБИС книги покупок и продаж создаются автоматически в соответствии с данными бухгалтерского учета.

Корректировочные счета-фактуры на доплату вносятся в книгу продаж продавцом, а в книгу покупок - покупателем. Корректировочный счет-фактура на уменьшение вносится продавцом в книгу покупок, а покупателем - в книгу продаж. Для того чтобы при вводе корректировочных счетов-фактур в книги покупок и продаж не было вычетов, документы на разницу должны регистрироваться и отражаться в книгах со знаком плюс.

Если счет-фактура исправлялась, то запись в исходном документе должна быть аннулирована. Если налоговый период еще не закончился, то исправленный документ должен быть внесен в регистры бухгалтерского учета со знаком минус. Таким образом, сумма ошибочного или исправленного счета-фактуры уменьшается до нуля, а исправленный счет-фактура занимает свое место. Если налоговый период, за который был зарегистрирован документ, уже закончился, то сторнирование производится на дополнительном бланке в бухгалтерском учете.

Журнал учета счетов-фактур

Журнал учета счетов-фактур составляется автоматически при оформлении продажи или получении счета-фактуры для целей бухгалтерского учета. Документы регистрируются в разделе "Выставлено" по дате выставления. Если счет-фактура не была отправлена поставщику, то она регистрируется по дате создания; в разделе "Получено" документ регистрируется по дате его получения. Таким образом, в журнале будут фигурировать дата выписки и дата получения документа.

Посреднические организации обязаны вести журнал, даже если они не являются плательщиками НДС и не принимают НДС к вычету. Такие организации предоставляют свои журналы налоговому инспектору. Федеральная налоговая служба использует эти данные для контроля соответствия суммы предъявленного НДС сумме налога, разрешенной к вычету. И наоборот, проверяется соответствие суммы, заявленной владельцем предприятия, сумме НДС, исчисленной продавцом товара к уплате в бюджет.

Хранение счетов-фактур

Бумажные и электронные журналы учета счетов-фактур должны храниться не менее четырех лет (Постановление Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137). Подтверждения оператора электронного документооборота и уведомления покупателей о получении счета-фактуры также должны храниться в течение такого же срока.

Следует отметить, что один документ может выполнять несколько функций, каждая из которых подпадает под свои правила и, соответственно, может иметь разные сроки хранения. В этом случае следует выбирать максимальный.

Для большего спокойствия документ можно распечатать, но юридической силы он не имеет.

Юридическую силу имеют только документы, подписанные электронной подписью.

Уничтожение документов после окончания срока хранения является правом налогоплательщика, а не обязанностью. В соответствии с новой редакцией статьи 87 НК РФ налоговые органы вправе проводить камеральные проверки независимо от срока деятельности налогоплательщика.

Согласно статье 120 НК РФ, если в ходе проверки инспектор обнаружит отсутствие основного документа, счета-фактуры, книги бухгалтерского или налогового учета, предприятие может быть оштрафовано на ту же сумму:

• 10 000 рублей - если правонарушение совершено в течение одного налогового периода;
• 30 000 рублей - если нарушение совершено в течение более чем одного налогового периода; и
• если была зафиксирована недоплата налога - 20% от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 рублей.

Рекомендуется хранить ключевые документы в течение пяти лет с момента их последнего использования для составления бухгалтерской или налоговой отчетности, а не с даты их составления.

СБИС  – удобный инструмент для надежного и безопасного хранения документов в электронном виде

Получить выгодное предложение

Учет счетов-фактур за разные налоговые периоды

Если покупатель получает счет-фактуру после окончания налогового периода, в котором товары были приняты на учет, но до подачи налоговой декларации, он может принять к вычету сумму налога за тот налоговый период, в котором товары были приняты на учет. Счета-фактуры, полученные после подачи налоговой декларации, должны относиться к новому налоговому периоду.

Виды счетов-фактур

Существует три вида счетов-фактур:

• Обычная счет-фактура - подтверждает факт передачи товара покупателю
• Корректировочная счет-фактура - заполняется при изменении цены или количества отгруженных товаров
• Счет-фактура на аванс - составляется при заключении договора и получении аванса за выполненные работы или оказанные услуги, но не подтверждает факт передачи товара; и

Счета-фактуры выставляются в течение пяти календарных дней со дня отгрузки товара, выполнения работ или оказания услуг.

По документам предоплаты счета-фактуры также выставляются в течение пяти календарных дней, но с момента получения оплаты в счет будущих поставок. Правила одинаковы как для бумажных, так и для электронных счетов-фактур.

В чем разница между исправленной счет-фактурой и корректировочной?

Существует также два вида счетов-фактур по типу оформления: исправленные счета-фактуры и корректировочные счета-фактуры. Корректировочные счета-фактуры различаются по случаям, в которых они выставляются, и по порядку их регистрации.

Если в счете-фактуре допущена ошибка и вычеты не могут быть приняты или неверно указан РНПТ, то организация должна выставить исправленный счет-фактуру (письмо Минфина России от 18.12.2017 № 03-07-11/84472, письмо ФНС России от 01.02.2013 № ЕД-4-3/. (письмо налоговой службы РФ от 1406).

Корректировочный счет-фактура выставляется продавцом при изменении стоимости товаров, если такое изменение связано с увеличением или уменьшением цены или количества уже реализованной продукции (п. 1 ст. 169 ФНС России).

Однако если в счете-фактуре можно определить наименование продавца, покупателя, товаров, работ или услуг, их стоимость, налоговые ставки и суммы налога, то вносить в них изменения не следует (ст. 169, п. 2 НК РФ, п. 7 № 1137 Правил заполнения счетов-фактур, утвержденных постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. ).

Требования к оформлению счетов-фактур

Действующая форма счета-фактуры утверждена постановлением Правительства Российской Федерации от 2 апреля 2021 г. № 534.

Счет-фактура включает в себя следующие позиции:

• Дата и порядковый номер документа
• Адрес, фирменное наименование и идентификационный номер покупателя и налогоплательщика;
• Адрес и наименование организации отправителя и получателя товара;
• В случае предоплаты - номер платежного документа;
• Наименование отправленного товара, выполненной работы или оказанной услуги;
• Единицы измерения количества (если их можно определить);
• Цена товара без учета налогов и сборов;
• сумма акциза (если применимо);
• налоговая ставка и сумма налога, предъявляемая покупателю;
• сумма общего количества отгруженных товаров;
• Если товар отгружается из-за границы, то необходимо указать название страны и номер таможенной декларации.

Все графы документа должны быть заполнены. Не допускается свободное чередование строк внутри документа.

Пример счета-фактуры:

Как выставлять счета-фактуры через ЭДО

По закону счета-фактуры могут выставляться только через ЭДО с использованием операторов, определенных Федеральной налоговой службой.

Как происходит обмен.

1. инициатор создает, подписывает и передает счет-фактуру по ТКС в формате xml в соответствии с требованиями приказа ФНС
2. документ отправляется покупателю по ЭДО
3. контрагент получает документ и уведомляет продавца.

Датой выставления электронного счета-фактуры считается дата подтверждения оператором ЭДО получения документа на сервере.

Используйте СБИС для автоматизации ведения учета и оптимизации электронного документооборота в своей организации. Простой учет счетов-фактур, автозаполнение, сверка и другие инструменты СБИС облегчат рутинные операции. А наши специалисты помогут выбрать тариф, подключат ваше предприятие к СБИС, окажут услуги подготовки и сдачи отчетности, настройки электронного документооборота, обеспечат техническое сопровождение. Закажите бесплатную презентацию сервиса, оставьте заявку прямо сейчас!